Zakres obowiązków

Koordynator Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

1. Udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez Głównego Koordynatora Systemu EZD.
2. Udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi systemu EZD oraz procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją obowiązujących w jednostce.
3. Udział w testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD oraz czynny udział w wykonywaniu procedury Planu Testów Akceptacyjnych.
4. Informowanie Głównego Koordynatora Systemu EZD lub Koordynatora Czynności Kancelaryjnych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu spraw załatwianych w jednostce organizacyjnej, w której pełni on funkcję koordynatora.
5. Współpraca z Głównym Koordynatorem Systemu EZD oraz Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD.
6. Bieżący nadzór nad obiegiem spraw w systemie EZD w zakresie jednostki organizacyjnej Uczelni zatrudniającej Koordynatora, przy użyciu narzędzi i usług dostarczanych w ramach systemu.
7. Weryfikacja uprawnień użytkowników.

Koordynator administracyjny Centrum Wydziałowego Bilingualism Matters @Poznań

1. Przygotowywanie dokumentów, zaświadczeń o uczestnictwie w wydarzeniach BM, zgód wizerunkowych i umów patronackich, umów o współpracy, pisanie podań, wniosków o finansowanie, a także nadzorowanie obiegu tych dokumentów.
2. Przygotowywanie zamówień na materiały promocyjne Centrum.
3. Konsultacje z prawnikami uniwersyteckimi.
4. Asystowanie przy organizacji wydarzeń w Centrum.
5. Dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw.
6. Wyszukiwania możliwości finansowania działalności Centrum.
7. Prowadzenie korespondencji w sprawach Centrum w porozumieniu z członkami Zespołu Bilingualism Matters @Poznań.
8. Inne obowiązki zlecone przez Dyrektorkę Centrum.
9. Zarządzanie pocztą elektroniczną Centrum.

Koordynator punktu kancelaryjnego

1. Przyjmowanie, skanowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji.
2. Otwieranie, sprawdzanie i rejestrowanie przesyłek.
3. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym oraz w systemie EZD.
4. Wykonywanie dekretacji.

Współpraca z Koordynatorką ds. Kontaktów z Absolwentami

1. Współpraca w zakresie aspektów prawnych związanych z - między innymi - UBDA, RODO oraz tworzeniem Stowarzyszenia Absolwentów IFA/WA.
2. Inne obowiązki zlecone przez Koordynatorkę ds. Kontaktów z Absolwentami.

Współpraca z Biurem Obsługi Studenta Wydziału Anglistyki

1. Prowadzenie Archiwum Wydziału Anglistyki
2. Wsparcie Biura Obsługi Studenta w sprawach powiązanych z Biurem Obsługi Wydziału