mgrPatrycja Zgoła
Starszy referent
- patzgo@amu.edu.pl
- (+48) 61 829 3767
Collegium Heliodori, room 222
Zakres obowiązków
Koordynator Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
- Udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez Głównego Koordynatora Systemu EZD.
- Udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi systemu EZD oraz procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją obowiązujących w jednostce.
- Udział w testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD oraz czynny udział w wykonywaniu procedury Planu Testów Akceptacyjnych.
- Informowanie Głównego Koordynatora Systemu EZD lub Koordynatora Czynności Kancelaryjnych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu spraw załatwianych w jednostce organizacyjnej, w której pełni on funkcję koordynatora.
- Współpraca z Głównym Koordynatorem Systemu EZD oraz Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD.
- Bieżący nadzór nad obiegiem spraw w systemie EZD w zakresie jednostki organizacyjnej Uczelni zatrudniającej Koordynatora, przy użyciu narzędzi i usług dostarczanych w ramach systemu.
- Weryfikacja uprawnień użytkowników.
Koordynator administracyjny Centrum Wydziałowego Bilingualism Matters @Poznań
- Przygotowywanie dokumentów, zaświadczeń o uczestnictwie w wydarzeniach BM, zgód wizerunkowych i umów patronackich, umów o współpracy, pisanie podań, wniosków o finansowanie, a także nadzorowanie obiegu tych dokumentów.
- Przygotowywanie zamówień na materiały promocyjne Centrum.
- Konsultacje z prawnikami uniwersyteckimi.
- Asystowanie przy organizacji wydarzeń w Centrum.
- Dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw.
- Wyszukiwania możliwości finansowania działalności Centrum.
- Prowadzenie korespondencji w sprawach Centrum w porozumieniu z członkami Zespołu Bilingualism Matters @Poznań.
- Inne obowiązki zlecone przez Dyrektorkę Centrum.
- Zarządzanie pocztą elektroniczną Centrum.
Koordynator punktu kancelaryjnego
- Przyjmowanie, skanowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji.
- Otwieranie, sprawdzanie i rejestrowanie przesyłek.
- Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym oraz w systemie EZD.
- Wykonywanie dekretacji.
Współpraca z Koordynatorką ds. Kontaktów z Absolwentami
- Współpraca w zakresie aspektów prawnych związanych z - między innymi - UBDA, RODO oraz tworzeniem Stowarzyszenia Absolwentów IFA/WA.
- Inne obowiązki zlecone przez Koordynatorkę ds. Kontaktów z Absolwentami.
Współpraca z Biurem Obsługi Studenta Wydziału Anglistyki
- Prowadzenie Archiwum Wydziału Anglistyki
- Wsparcie Biura Obsługi Studenta w sprawach powiązanych z Biurem Obsługi Wydziału